Перед початком: три умови
- Домен уже додано в панель. Скринька створюється всередині домену, тож без нього в списку нічого не вийде. Якщо ви щойно отримали доступи і ще не додавали домен - спершу пройдіть перші кроки в DirectAdmin.
- MX-запис домену веде на сервер хостингу. Інакше скринька буде створена, але вхідні листи прийматиме інший сервер. Якщо DNS керуються панеллю (прописані NS хостингу), MX налаштований автоматично. Якщо ви вказували тільки A-запис у реєстратора - MX треба додати там же. Різниця між двома способами пояснена в статті як спрямувати домен на хостинг.
- У тарифі є вільні скриньки. На Meridaro «Старт» дає 15 скриньок, «Оптимал» - 25, «Бізнес» - 50, на Pro обмеження немає. Скільки вже зайнято, видно на головній сторінці панелі.
Крок 1. Створити скриньку
- Увійдіть у DirectAdmin за адресою з листа (порт
2222). - Якщо доменів кілька - оберіть потрібний у перемикачі вгорі панелі.
- Відкрийте E-mail Manager → E-mail Accounts і натисніть Create Account.
- У полі Username введіть лише частину до «@»:
sales,info,olena. Домен підставиться сам. - Задайте пароль. Кнопка генерації видасть надійний варіант - скопіюйте його одразу, потім панель його не покаже.
- Вкажіть Mailbox Quota - максимальний розмір скриньки в мегабайтах (про вибір нижче).
- Поле Send Limit (кількість листів на добу) залиште за замовчуванням, якщо не плануєте розсилок.
- Натисніть Create.
Готово: скринька існує і вже приймає пошту. Після створення панель показує зведення з адресою, логіном і серверами - збережіть цей екран або перепишіть дані.
Яку квоту ставити
Квота скриньки відкушує місце з того ж диска, де лежать файли сайту і бекапи бази. Поставити «без обмежень» зручно, але за рік активного листування з вкладеннями одна скринька може зайняти кілька гігабайтів - і сайт раптом перестане зберігати завантаження, бо диск заповнений. Робочий орієнтир: 1-2 GB для особистої скриньки співробітника, 3-5 GB для загальної адреси відділу продажів, куди сиплються прайси й договори. Квоту можна збільшити будь-коли тією ж кнопкою редагування, тож стартувати краще скромніше.
Крок 2. Перевірити, що скринька працює
Найшвидший спосіб - вебпошта. На сервері встановлено Roundcube: відкрийте https://вашдомен.com/roundcube або натисніть посилання на вебпошту поруч зі скринькою в E-mail Accounts. Логін - повна адреса разом із доменом, пароль - той, що ви задали.
Далі дві перевірки:
- Надішліть лист зі своєї особистої пошти (Gmail, Ukr.net) на нову адресу. Він має з'явитися у вхідних за хвилину-дві.
- Відповідайте на нього з Roundcube. Якщо відповідь лягла у «Спам» особистої пошти - перейдіть до кроку 5 про SPF і DKIM, ще до того, як роздавати адресу клієнтам.
Крок 3. Підключити скриньку на телефоні чи в Outlook
Більшість людей читає робочу пошту не у вебінтерфейсі, а в програмі. Обирайте протокол IMAP: листи лишаються на сервері й однаково видно з телефона, ноутбука і вебпошти. POP3 забирає листи на один пристрій, і на решті вони зникають - цей варіант потрібен хіба що для старих поштових програм.
| Поле в програмі | Що вписати |
|---|---|
| Тип облікового запису | IMAP |
| Сервер вхідної пошти | mail.вашдомен.com, порт 993, шифрування SSL/TLS |
| Сервер вихідної пошти | mail.вашдомен.com, порт 465 (SSL/TLS) або 587 (STARTTLS) |
| Ім'я користувача | повна адреса скриньки, не лише «sales» |
| Автентифікація для вихідної | увімкнена, ті самі логін і пароль |
В iPhone і Android автоналаштування часто вгадує параметри самостійно. Якщо програма пише, що не може підключитися, введіть сервери вручну за таблицею.
Пастка для тих, хто користується Cloudflare: піддомен mail у DNS має бути в режимі DNS only (сіра хмарка). Якщо він проксується (помаранчева хмарка), Cloudflare пропускає лише вебтрафік, і поштова програма безрезультатно стукатиме в порти 993 та 465. Сайт при цьому працює, тому причину шукають не там.
Крок 4. Переадресація, автовідповідь, «ловець» листів
Окрема скринька потрібна не завжди. У тому ж E-mail Manager є інструменти, які часто розв'язують задачу простіше.
Forwarders - переадресація
Адреса без власної скриньки, яка пересилає все на одну чи кілька інших. Приклад: zakaz@ пересилає листи одночасно менеджерові й керівникові. Така адреса не займає ліміт скриньок і не росте в розмірі. Створюється в E-mail Manager → Forwarders → Create Forwarder: ім'я адреси і куди пересилати, кілька адрес - через кому.
Autoresponders - автовідповідь
Відповідь, яку сервер надсилає на кожен вхідний лист: «Я у відпустці до 14 жовтня, з питань замовлень пишіть на sales@». Налаштовується в E-mail Manager → Autoresponders. Задайте інтервал повторної відповіді тому самому відправникові - без нього жвава переписка перетворюється на пінг-понг автоматичних листів. Після відпустки автовідповідь треба вимкнути вручну.
Catch-All - листи на неіснуючі адреси
Визначає, що робити з листом на адресу, якої немає, наприклад ofis@ замість office@. Варіанти: відхилити з повідомленням відправникові, мовчки видалити або зібрати в одну скриньку. Збирати все в одну скриньку здається дбайливим, але саме на випадкові адреси спамери надсилають найбільше, тож така скринька швидко перетворюється на смітник. Відхилення з помилкою - чесніше: людина, яка помилилася в адресі, дізнається про це одразу.
Крок 5. Щоб листи не падали в спам
Поштові сервіси одержувачів перевіряють, чи має сервер право надсилати листи від імені вашого домену. Для цього існують три DNS-записи:
- SPF - перелік серверів, яким дозволено відправляти пошту домену.
- DKIM - цифровий підпис кожного листа, який одержувач звіряє з ключем у DNS.
- DMARC - інструкція, що робити з листом, який перевірку не пройшов.
Якщо DNS керуються панеллю, SPF створюється автоматично, а DKIM вмикається для домену в налаштуваннях пошти DirectAdmin (розташування пункту трохи відрізняється залежно від версії панелі; якщо не знайдете - підкажемо). Якщо DNS у реєстратора або в Cloudflare, записи з розділу DNS Management панелі треба скопіювати туди вручну, інакше вони існуватимуть лише «на папері». Перевірити результат можна, надіславши лист на Gmail і відкривши «Показати оригінал»: навпроти SPF і DKIM має стояти PASS.
Окремий випадок - форма зворотного зв'язку на сайті. Якщо вона відправляє листи від імені noreply@вашдомен.com, а такої скриньки не існує, частина поштових сервісів такі листи відкидає. Створіть цю скриньку і налаштуйте в CMS відправку через SMTP з її логіном - заявки з сайту почнуть доходити стабільно.
Коли щось пішло не так
- Програма не приймає пароль, хоча в Roundcube він працює. Майже завжди в полі логіна вписано «sales» замість повної адреси.
- Вхідні не приходять, вихідні йдуть. Перевірте MX-запис: після зміни DNS він може оновлюватися до доби, а якщо пошта раніше жила в Google Workspace, MX може досі вести туди.
- Відправники отримують «mailbox full». Скринька вперлася у квоту. Збільште її або почистіть «Надіслані» та «Кошик» - вони теж рахуються.
- Забули пароль від скриньки. В E-mail Accounts поруч зі скринькою є кнопка зміни пароля - листування при цьому не зникне. Після зміни оновіть пароль на всіх пристроях, інакше телефон почне безкінечно просити вхід.
- Співробітник звільнився. Не видаляйте скриньку одразу: змініть пароль, налаштуйте переадресацію на колегу і через місяць-два вирішуйте, чи потрібна вона ще. Видалення прибирає і всі листи.
Якщо переїжджаєте з іншого хостингу і на старому сервері вже є пошта з історією листування, скриньки на новому місці варто створити до перемикання MX. Як не загубити листи в перехідний період - у статті як не втратити пошту при переносі сайту.
Застрягли на якомусь кроці - напишіть у Telegram, адміністратор сервера подивиться налаштування скриньки й DNS разом із вами.